راهنمای کامل ترجمه رسمی مدارک هویتی برای سفارت‌ها (شناسنامه، کارت ملی، گواهی تولد)

وقتی قصد خروج از کشور برای تحصیل، اقامت دائم، ویزای کاری، ازدواج، تولد فرزند در خارج یا حتی افتتاح حساب بانکی بین‌المللی را دارید، اولین قدم جدی ثبت هویت شما در سیستم حقوقی آن کشور است. در ایران، مهم‌ترین مدارک هویتی ما شناسنامه، کارت ملی و گواهی تولد هستند. در خارج از ایران، این مدارک به فارسی قابل درک نیستند. راه‌حل قانونی و مورد قبول سفارت‌ها و ادارات خارجی، «ترجمه رسمی» است.

ترجمه رسمی یعنی متن مدرک شما توسط مترجم رسمی قوه قضاییه ترجمه شده، روی سربرگ رسمی چاپ می‌شود، مهر و امضای مترجم رسمی دارد و در صورت نیاز توسط دادگستری و وزارت امور خارجه نیز تأیید می‌شود. این ترجمه در عمل تبدیل می‌شود به سند هویتی بین‌المللی شما.

۱. ترجمه رسمی دقیقاً یعنی چه؟ تفاوت با ترجمه عادی چیست؟

خیلی‌ها فکر می‌کنند هر ترجمه‌ای که توسط یک فرد مسلط به زبان انجام شود، قابل ارائه به سفارت است. این تصور، خطرناک است. سفارت دنبال متن ساده انگلیسی نیست؛ دنبال سند قابل استناد حقوقی است. تفاوت این دو را باید روشن بدانید چون ده‌ها نفر هر سال به خاطر همین اشتباه ریجکت می‌شوند.

ترجمه عادی (غیررسمی)

• هر کسی که زبان بلد باشد می‌تواند انجامش دهد.
• رو کاغذ معمولی چاپ می‌شود.
• هیچ مهر رسمی یا سربرگی ندارد.
• از نظر قانونی قابل استناد نیست؛ یعنی سفارت می‌تواند بگوید «ما مطمئن نیستیم این اطلاعات درست است».

ترجمه رسمی

• فقط توسط مترجم رسمی قوه قضاییه انجام می‌شود.
• روی سربرگ رسمی ترجمه رسمی چاپ می‌شود.
• همراه با مهر و امضای مترجم رسمی ثبت‌شده است.
• در صورت لزوم، تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه را هم می‌گیرد و در این حالت در خارج از کشور هم ارزش اداری و حقوقی دارد.

۲. کدام مدارک هویتی معمولاً باید ترجمه شوند؟

برای ۹۰٪ پرونده‌های سفارت، مخصوصاً در مسیر ویزای تحصیلی، ویزای همراه همسر و فرزند، اقامت دائم، اسپانسرشیپ خانوادگی و ثبت تولد کودک در خارج، سه مدرک زیر تقریباً همیشه درخواست می‌شود:

• شناسنامه – برای اثبات هویت، سن، محل تولد و وضعیت تأهل.
• کارت ملی – برای اثبات هویت فعلی و شماره ملی یکتا.
• گواهی تولد / شناسنامه نوزاد – برای اثبات رابطه والد-فرزند و ثبت کودک در خارج از کشور.

در بعضی کشورها (مثل آلمان و برخی ایالت‌های کانادا)، حتی برای ثبت ازدواج رسمی شما، شناسنامه و رونوشت تولد (birth certificate) بچه‌ها را کنار هم می‌گذارند تا ساختار خانواده را بررسی کنند. این یعنی فقط ترجمه شناسنامه خودتان کافی نیست؛ گاهی شناسنامه همسر و فرزند هم اجباری است.

۳. جزئیات ترجمه رسمی شناسنامه صفحه به صفحه

شناسنامه فقط یک کارت هویت شخصی نیست. برای دولت‌های خارجی، شناسنامه شما یک «پرونده زندگی رسمی» است. هر صفحه آن معنی دارد، مخصوصاً برای ازدواج و فرزند.

مشخصات هویتی

نام و نام خانوادگی دقیق شما (همان‌طور که در ثبت‌احوال ثبت شده)، نام پدر و مادر، تاریخ تولد به هجری شمسی و معادل میلادی، محل تولد و شماره شناسنامه در ترجمه رسمی ثبت می‌شود. این بخش برای بررسی سابقه جنایی یا مالی نیست؛ فقط برای تطبیق فرد با پاسپورت و مدارک اقامتی شماست.

وضعیت تأهل

اگر ازدواج شما در شناسنامه ثبت شده باشد، اطلاعات همسر (نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ و محل ازدواج) نیز ترجمه می‌شود. برای پرونده‌های پیوست خانواده (Family Reunion / Family Sponsorship) این قسمت حیاتی است چون ثابت می‌کند شما رسماً ازدواج کرده‌اید.

طلاق و فسخ نکاح

اگر عبارت «طلاق ثبت شد» یا توضیح مشابه در شناسنامه وجود داشته باشد، آن هم در ترجمه رسمی وارد می‌شود. حتی اگر مایل نباشید، ما اجازه نداریم این بخش را حذف کنیم. سفارت‌ها این مورد را مخصوصاً در بررسی حق حضانت فرزند جدی می‌گیرند.

توضیحات تغییر نام / تغییر تاریخ تولد

اگر نام کوچک یا نام خانوادگی‌تان تغییر کرده باشد یا تاریخ تولد اصلاح شده باشد، این موارد در صفحه توضیحات شناسنامه ثبت می‌شود و ما موظف هستیم آن را هم ترجمه کنیم. برای بعضی کشورها، مخصوصاً آلمان و استرالیا، این تغییرات باید شفاف باشد تا سوءظن هویتی ایجاد نشود.

۴. ترجمه رسمی کارت ملی چه کاربردی دارد؟

کارت ملی اساساً شناسه یکتای شما در سیستم اداری ایران است. سفارت با دیدن ترجمه رسمی کارت ملی می‌فهمد:

• این فرد واقعاً همان فردی است که دارد درخواست می‌دهد (Identity Check).
• عکس فعلی و مشخصات فعلی او چیست.
• کد ملی او چیست و آیا این کد با مدارک دیگر یکسان است.

در بسیاری از پرونده‌های ویزای کوتاه‌مدت (توریستی، بازدید خانوادگی، کنفرانس)، ترجمه کارت ملی همراه با پاسپورت کافی است و دیگر از شما سؤال پیچیده‌ای درباره وضعیت تأهل یا فرزند نمی‌پرسند. یعنی کارت ملی در واقع برای «اثبات شما» است، شناسنامه برای «اثبات روابط شما».

۵. گواهی تولد و شناسنامه نوزاد برای ثبت فرزند در خارج

اگر فرزند در ایران متولد شده و شما قصد دارید در یک کشور دیگر (مثلاً آلمان یا کانادا) برای او مدارک اقامتی یا شناسنامه خارجی بگیرید، باید وجود این کودک و والدینش را اثبات کنید. ساده‌ترین سند برای این کار شناسنامه ایرانی کودک است، که در ترجمه رسمی معادل «گواهی تولد» یا «Birth Certificate» در نظر گرفته می‌شود.

در این ترجمه، موارد زیر برای اداره خارجی بسیار مهم‌اند:

• نام و نام خانوادگی کودک
• تاریخ تولد (به میلادی هم قید می‌شود)
• محل تولد
• نام پدر و مادر
• شماره شناسنامه

ادارات خارجی با همین ترجمه رسمی می‌فهمند: «این بچه واقعاً فرزند این والدین است و این تولد در ایران به شکل قانونی ثبت شده.»

۶. چه زمانی نیاز به تأیید دادگستری و امور خارجه داریم؟

در ایران دو نوع خروجی از ترجمه رسمی داریم:

• فقط ترجمه رسمی با مهر و امضای مترجم رسمی
  برای خیلی از ویزاهای کوتاه‌مدت، کنفرانسی، نمایشگاهی یا سفر تجاری کوتاه کفایت می‌کند.
• ترجمه رسمی + تأیید دادگستری + تأیید وزارت امور خارجه
  این حالت سطح بین‌المللی دارد و برای اقامت دائم، ویزای همراه خانواده، ثبت ازدواج در خارج، ثبت تولد کودک در شهرداری‌های خارجی و کارهای حقوقی (مثل حضانت) تقریباً همیشه لازم است.

دادگستری درواقع اعلام می‌کند که این ترجمه توسط مترجم رسمی تأییدشده انجام شده و سند جعلی نیست. وزارت امور خارجه اعلام می‌کند که این تأیید، توسط یک مرجع قانونی در داخل ایران صادر شده است. کشوری که شما می‌روید، به این زنجیره اعتماد می‌کند.

۷. آدرس، تحویل مدارک و روند حضوری/غیرحضوری چگونه است؟

سؤالی که زیاد می‌شنویم این است: «باید خودم شخصاً بیام دفتر؟» جواب کوتاه این است: نه الزماً.

روند کلی در دفتر ترجمه رسمی ۶۹۵ این‌طور است:

• شما از مدارک‌تان (همه صفحات شناسنامه، پشت‌ورو کارت ملی، گواهی تولد کودک) عکس واضح می‌گیرید و برای ما می‌فرستید.
• ما بررسی می‌کنیم که آیا این مدارک برای دادگستری و امور خارجه قابل تأیید هستند یا نه.
• هزینه، زمان تحویل و نیاز یا عدم نیاز به تاییدها را همان‌جا به شما می‌گوییم.
• اگر فوری باشد و نیاز به ترجمه همان‌روز داشته باشید، هماهنگ می‌کنیم که اصل مدارک با پیک ارسال شود.
• ترجمه روی سربرگ رسمی چاپ و مهر می‌شود و در صورت درخواست شما برای تأیید دادگستری و امور خارجه، آن مراحل هم پیگیری می‌شود.
• ترجمه نهایی هم به صورت نسخه فیزیکی (برای سفارت) و هم فایل اسکن PDF (برای آپلود آنلاین) تحویل می‌شود.

این یعنی شما حتی اگر در شهر دیگری باشید هم می‌توانید ترجمه رسمی مدارک هویتی بگیرید.

۸. هزینه و زمان تحویل ترجمه رسمی مدارک هویتی

هزینه ترجمه رسمی توسط قوه قضاییه هر سال اعلام می‌شود و ما موظف هستیم طبق نرخ رسمی کار کنیم. با این حال، عواملی مثل تعداد نسخه درخواستی، زبان مقصد (انگلیسی، آلمانی و …)، نیاز به تایید دادگستری و امور خارجه و فوریت (همان‌روز / چند ساعته) روی هزینه و زمان تحویل اثر می‌گذارند.

اگر نیاز به تایید دادگستری و امور خارجه داشته باشید، باید این زمان را هم در برنامه‌ی ویزای خود در نظر بگیرید. خیلی از سفارت‌ها برای تحویل مدارک ضرب‌الاجل دارند و اگر شما آن روز آماده نباشید، ممکن است مجبور شوید دوباره وقت بگیرید.

۹. قبول شدن ترجمه رسمی در کشورهای مختلف

هر سفارت و هر کشور استاندارد خودش را دارد. اما یک الگوی مشترک وجود دارد که اگر رعایتش کنید، تقریباً همیشه خیالت راحت است:

• آلمان: معمولاً ترجمه رسمی + تأیید دادگستری و امور خارجه می‌خواهد، مخصوصاً برای ثبت ازدواج و تولد کودک.
• کانادا: در اغلب درخواست‌های ویزای تحصیلی و همراه، ترجمه رسمی با مهر مترجم رسمی کافی است؛ ولی برای اقامت دائم و اسپانسرشیپ خانوادگی، بهتر است تاییدات را هم داشته باشید تا بعداً دوباره‌کاری نشود.
• استرالیا: خیلی حساس به موضوع تغییر نام و اصلاح تاریخ تولد است. یعنی اگر در شناسنامه اصلاحیه دارید، حتماً باید در ترجمه هم ذکر شود. حذف این بخش ممکن است باعث سوءظن شود.
• ترکیه: در خیلی از موارد ترجمه رسمی ساده روی سربرگ مترجم کافی است، مخصوصاً برای امور بانکی، اجاره ملک یا ثبت اقامت کوتاه‌مدت. اما برای ثبت ازدواج یا تولد بچه در اداره نفوس، اغلب تأییدات هم درخواست می‌شود.

این تفاوت‌ها یعنی شما نباید روی تجربه دوست یا فامیل تکیه کنید. ممکن است شرایط سفارت مقصد او با مقصد شما فرق کند یا حتی قوانین از سال گذشته عوض شده باشد.

۱۰. اشتباهات رایج که باعث تأخیر یا مشکل می‌شود

۱. فرستادن عکس تار یا ناقص

وقتی عکسی که می‌فرستید تار باشد یا قسمتی از صفحه شناسنامه در کادر نباشد، ما مجبوریم دوباره از شما بخواهیم تکرار کنید. این یعنی از دست دادن زمان. لطفاً همه صفحات را کامل و واضح بفرستید.

۲. تفاوت اسم در مدارک مختلف

مثلاً در پاسپورت یک شکل نوشتید، در مدرک تحصیلی یک شکل، در شناسنامه یک شکل دیگر. این برای سفارت‌ها پرچم قرمز است. اگر تغییر نام داشتید، بهتر است ما از همان ابتدا در ترجمه شفافش کنیم تا بعداً برای توضیح دادن در سفارت به دردسر نیفتید.

۳. تصور اینکه «بدون حضور من همسرت ترجمه رو می‌گیره دیگه!»

برای بعضی مدارک مثل شناسنامه بچه یا شناسنامه همسر، بله یکی از والدین یا طرفین می‌تواند مدارک را تحویل بدهد. اما در بعضی پرونده‌ها (مثلاً وقتی قرار است دادگستری تأیید کند)، لازم است مدارک هویتی اصلی همان شخص ارائه شود. یعنی ما باید از همان اول بدانیم چه کسی صاحب مدرک است.

۴. ترجمه زودهنگام

فرض کن وقت سفارت شما ۳ ماه دیگر است. الان می‌آیید همه‌چیز را ترجمه می‌کنید، ولی روز سفارت می‌گویند «تاریخ ترجمه بیش از ۳ ماه است. لطفاً ترجمه جدید بیاورید.» نتیجه: دوباره هزینه، دوباره استرس، دوباره دوندگی. پس زمان ترجمه را با روز تحویل مدارک هماهنگ کنید.

۵. بی‌خبر بودن از نیازهای خاص سفارت

مثلاً برای بعضی پرونده‌ها باید ترجمه شناسنامه والدین شما هم ارائه شود (یعنی حتی اگر آنها همراه شما مهاجرت نمی‌کنند!). بعضی‌ها این را نمی‌دانند و دقیقه آخر گیر می‌افتند. اگر زود به ما بگویید مقصدتان کجاست و هدفتان چیست، ما همین اول اعلام می‌کنیم چه چیزهایی احتمالاً لازم می‌شود.

۱۱. مراحل ثبت سفارش ترجمه رسمی در دفتر ترجمه رسمی ۶۹۵

فرآیند ما طوری طراحی شده که کمترین رفت‌وآمد و بیشترین شفافیت را داشته باشد. مراحل کار:

• ۱. مشاوره سریع: شما از مدارکتان (شناسنامه، کارت ملی، شناسنامه فرزند) عکس واضح می‌فرستید و می‌گویید برای چه کشوری و چه نوع ویزایی نیاز دارید.
• ۲. اعلام هزینه و زمان: ما همان لحظه می‌گوییم چقدر زمان لازم داریم، آیا نیاز به دادگستری و امور خارجه هست یا نه، و هزینه نهایی چقدر می‌شود.
• ۳. تحویل اصل مدارک: یا حضوری یا با پیک. لازم نیست همیشه خود صاحب مدرک مراجعه کند؛ در اکثر موارد یکی از اعضای درجه یک خانواده هم کافی است.
• ۴. ترجمه و مهر: ترجمه روی سربرگ رسمی مترجم رسمی قوه قضاییه چاپ و مهر و امضا می‌شود.
• ۵. تأیید دادگستری و امور خارجه (در صورت نیاز): برای پرونده‌هایی مثل اقامت دائم یا ثبت تولد کودک، این مرحله هم انجام می‌شود.
• ۶. تحویل نهایی: شما نسخه فیزیکی برای سفارت و نسخه اسکن‌شده PDF برای آپلود آنلاین دریافت می‌کنید.

۱۲. پرسش‌های متداول درباره ترجمه رسمی مدارک هویتی

۱۳. جمع‌بندی و تماس با ما

اگر می‌خواهید به خارج از کشور بروید، چه برای تحصیل، چه برای کار، چه برای بردن خانواده، ترجمه رسمی مدارک هویتی شما اولین چیزی است که باید جدی بگیرید. شناسنامه، کارت ملی و گواهی تولد فرزند شما فقط «کاغذ» نیستند؛ در نگاه سفارت، این‌ها مدرک حقوقی هستند که نشان می‌دهد شما چه کسی هستید، با چه کسی ازدواج کرده‌اید و چه کسانی فرزند قانونی شما هستند.

مهم است ترجمه شما:

• رسمی باشد، نه فقط «ترجمه‌شده».
• همه اطلاعات را شفاف منتقل کند (از جمله ازدواج، طلاق، تغییر نام).
• در صورت نیاز، تأیید دادگستری و امور خارجه را هم داشته باشد.
• از نظر تاریخ صدور، هنوز معتبر و قابل پذیرش باشد (کمتر از ۳ ماه، در بعضی سفارت‌ها).

کاری که ما در دفتر ترجمه رسمی ۶۹۵ انجام می‌دهیم این است که قبل از شروع ترجمه به شما بگوییم: «برای هدفت (مثلاً ویزای تحصیلی آلمان، اسپانسرشیپ کانادا، ثبت تولد در ترکیه، یا اقامت کاری استرالیا)، کدام مدارک لازم است و باید با چه تاییدی تحویل داده شود؟» همین مرحله ساده باعث می‌شود ترجمه را دوبار انجام ندهید و زمان و پول از دست ندهید.