مراحل دریافت تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه پس از ترجمه رسمی
اگر قصد ارائه مدارک در سفارت، دانشگاه خارجی، یا یک مرجع رسمی خارج از کشور را دارید، معمولاً فقط «ترجمه رسمی» کافی نیست. خیلی از کشورها می‌خواهند ترجمه شما قبل از تحویل، توسط دادگستری و بعد از آن وزارت امور خارجه نیز مهر و تأیید شده باشد. در این راهنما قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهیم هر مرحله چطور انجام می‌شود، چه مدارکی لازم است، و چه نکاتی ممکن است باعث رد شدن ترجمه شود.
چرا باید ترجمه رسمی تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه بگیرد؟
از نظر سفارت‌ها و نهادهای بین‌المللی، آن‌ها فقط متن ترجمه‌شده را نمی‌پذیرند؛ آن‌ها باید مطمئن شوند که:
- مدرک اصلی واقعی و قانونی است، جعلی یا دست‌کاری‌شده نیست.
- مترجم رسمی صلاحیت ترجمه این سند را داشته است.
- هیچ تغییری در مفاد حقوقی، شماره‌ها، تاریخ‌ها و هویت اشخاص ایجاد نشده است.
تأیید دادگستری و سپس وزارت امور خارجه دقیقاً نقش همین «اعتبارسنجی دولتی» را بازی می‌کند. در عمل، این دو مهر یعنی: «جمهوری اسلامی ایران صحت این ترجمه و اصالت سند را تضمین کرده است».
خلاصه مراحل از نگاه ۰ تا ۱۰۰
- اصل مدرک + کپی واضح را به دفتر ترجمه رسمی تحویل می‌دهید.
- مترجم رسمی، متن را ترجمه و مهر و امضا می‌کند.
- ترجمه برای بررسی و ثبت، به دادگستری ارسال می‌شود و مهر دادگستری روی ترجمه قرار می‌گیرد.
- بعد از تأیید دادگستری، همان ترجمه مهر وزارت امور خارجه را هم دریافت می‌کند.
- در نهایت شما بسته نهایی را تحویل می‌گیرید: ترجمه رسمی + مهر مترجم + مهر دادگستری + مهر وزارت امور خارجه. این نسخه همان چیزی است که باید به سفارت/دانشگاه/مرجع خارجی ارائه شود.
یعنی شما فقط یک‌بار تحویل می‌دهید و یک‌بار تحویل می‌گیرید. هماهنگی‌های اداری را دفتر ترجمه رسمی معتبر برای شما انجام می‌دهد.
مرحله اول: ترجمه رسمی توسط مترجم رسمی قوه قضاییه
این مرحله پایه همه چیز است. بدون ترجمه رسمی صحیح، دادگستری اصلاً پرونده را نمی‌پذیرد.
نکات خیلی مهم در همین مرحله:
- نام‌ها و تاریخ‌ها باید دقیقاً مطابق اصل مدرک باشند. هرگونه اختلاف املایی (مثلاً در پاسپورت و شناسنامه) باید قبل از ترجمه حل شود.
- اگر سند مخدوش، ناخوانا یا دست‌نویس باشد، احتمال رد شدن در دادگستری بالاست.
- برای مدارک تحصیلی، معمولاً نیاز به «مهر تأیید دانشگاه» یا «مهر آموزش و پرورش» روی اصل مدرک وجود دارد. ترجمه مدرکی که خودش تأیید نشده، ممکن است در دادگستری متوقف شود.
مرحله دوم: تأیید دادگستری
بعد از مهر و امضای مترجم رسمی، ترجمه برای تأیید به دادگستری (قوه قضاییه) معرفی می‌شود. در این مرحله دو چیز بررسی می‌شود:
- آیا مترجم رسمی، مجاز به ترجمه این نوع سند بوده است؟
- آیا ترجمه با اصل سند تطابق کامل دارد و چیزی حذف، اضافه یا تحریف نشده است؟
اگر همه چیز درست باشد، دادگستری روی ترجمه شما یک مهر/بارکد/برچسب تأیید قرار می‌دهد. این یعنی «قوه قضاییه صحت ترجمه را تأیید می‌کند».
مرحله سوم: تأیید وزارت امور خارجه
پس از اینکه دادگستری ترجمه را قبول و مهر کرد، مرحله بعدی وزارت امور خارجه است. وزارت امور خارجه در واقع می‌گوید:
- این ترجمه در سیستم رسمی ثبت شده است،
- مهر و امضای دادگستری معتبر است،
- این مدرک می‌تواند در خارج از کشور ارائه شود و قابلیت استناد دارد.
نتیجه این مرحله یک مهر یا برچسب مخصوص وزارت امور خارجه روی همان نسخه ترجمه است. بعد از این مرحله، مدارک شما در اکثر سفارت‌ها و مراجع خارج از کشور قابل ارائه است.
مدارک لازم برای هر مرحله
۱. برای ترجمه رسمی اولیه در دفتر ترجمه
- اصل مدرک (مثلاً شناسنامه، کارت ملی، گواهی تجرد، سند ازدواج، ریزنمرات، گواهی اشتغال به کار، گواهی عدم سوءپیشینه و …)
- در صورت لزوم، پاسپورت برای تطبیق املای اسامی لاتین
- در برخی مدارک تحصیلی: مهر آموزش و پرورش / دانشگاه / نظام پزشکی و … بر روی اصل
۲. برای تأیید دادگستری
- نسخه ترجمه‌شده با مهر و امضای مترجم رسمی
- اصل مدرک برای تطبیق
- در موارد خاص: کد رهگیری یا بارکد ثبت ترجمه
۳. برای تأیید وزارت امور خارجه
- ترجمه‌ای که دادگستری قبلاً مهر کرده است (همان نسخه)
- اصل مدرک پایه (بعضی مدارک بدون اصل پذیرفته نمی‌شوند)
- گاهی نیاز است صاحب مدرک یا وکیل قانونی‌اش حضور داشته باشد یا معرفی‌نامه کتبی ارائه کند
مدت‌زمان و نکات زمان‌بندی
واقعیت مهم: شما فقط به «ترجمه» نیاز ندارید. شما به «ترجمه + دادگستری + امور خارجه» نیاز دارید و باید این سه مرحله تا قبل از تاریخ تحویل در سفارت آماده باشند. این یعنی نباید تا روز آخر صبر کنید.
- بعضی مدارک مثل گواهی عدم سوءپیشینه، تاریخ اعتبار محدود دارند. اگر تاریخ منقضی شود، حتی با مهر دادگستری و امور خارجه ممکن است از نظر سفارت قابل قبول نباشد.
- اگر قصد وقت سفارت دارید، بهتر است قبل از روز مصاحبه، نسخه نهایی با مهر وزارت امور خارجه دست شما باشد.
- گاهی حجم مدارک بالاست (ریز نمرات چند ده صفحه، سابقه کاری مفصل و …). طبیعی است که هرچه حجم بیشتر باشد، بررسی دادگستری دقیق‌تر است.
توصیه: همیشه از دفتر ترجمه رسمی بخواهید اول یک «بررسی اولیه مدارک» انجام بدهد تا بدانید چیزی ناقص نباشد.
دلایل رایج رد شدن مدارک در دادگستری یا وزارت امور خارجه
- ناخوانا بودن یا مخدوش بودن اصل سند اگر اصل مدرک خط‌خورده، دست‌کاری شده یا با خودکار اصلاح شده باشد، احتمال رد شدن بسیار بالاست.
- مغایرت اطلاعات هویتی مثلاً املای نام و نام خانوادگی در پاسپورت با شناسنامه فرق دارد و شما نگفتید کدام املای لاتین باید در ترجمه بیاید.
- سند بدون مهر و امضا نامه‌های اشتغال به کار یا گواهی حقوقی که روی سربرگ رسمی شرکت نباشد یا مهر شرکت نداشته باشد، معمولاً رد می‌شوند.
- استفاده از مدرک تأییدنشده مدارک تحصیلی‌ای که هنوز توسط دانشگاه، آموزش و پرورش یا وزارت بهداشت تأیید نشده‌اند، در دادگستری توقف می‌خورند.
- مدرک منقضی بعضی گواهی‌ها مثل گواهی عدم سوءپیشینه، محدود به یک بازه کوتاه هستند. اگر تاریخ گذشته باشد، وزارت امور خارجه ممکن است دیگر آن را مهر نکند.
سؤالات متداول درباره تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه
تماس برای مشاوره و استعلام مدارک:
09966895485 | خدمات ترجمه رسمی ۶۹۵