راهنمای کامل ترجمه رسمی اسناد شرکتی و تجاری
اگر قصد مذاکره یا عقد قرارداد بینالمللی دارید، در مناقصه شرکت می‌کنید، یا برای ثبت شرکت، افتتاح حساب، صادرات/واردات، ویزای کاری به مدارک معتبر نیاز دارید، این راهنما قدم‌به‌قدم شما را در مسیر ترجمه رسمی اسناد شرکتی همراهی می‌کند: فهرست مدارک، مدارک لازم، مراحل، زمان و هزینه، تأییدات دادگستری و وزارت خارجه، و نکات حرفه‌ای که از اتلاف زمان جلوگیری می‌کند.
ترجمه رسمی اسناد شرکتی چیست؟
ترجمه رسمی نسخه‌ای است از محتوای سند که توسط مترجم رسمی قوه قضائیه ترجمه و مهر/امضا میشود تا برای مراجع داخلی و خارجی اعتبار حقوقی داشته باشد. در حوزه کسب‌وکار، این ترجمهها پایه بسیاری از تعاملات بین‌المللی‌اند: از ثبت نمایندگی و حساب بانکی گرفته تا حضور در مناقصه‌ها و صادرات/واردات.
چه زمانی ترجمه رسمی لازم است؟
- ارسال مدارک به سفارت‌ها، بانک‌ها، اتاق‌های بازرگانی و طرف‌های خارجی
- ارائه در دادگاه‌ها یا مراجع اداری داخل/خارج از کشور
- ثبت شرکت یا شعبه، اخذ کد مالیاتی، یا تأسیس حساب در خارج
در بعضی کشورها علاوه بر ترجمه رسمی، تأییدات تکمیلی (دادگستری/وزارت خارجه) یا Apostille (برای اعضای کنوانسیون) نیز خواسته میشود.
چه مدارکی بیشتر ترجمه می‌شوند؟
اسناد ثبتی و هویتی شرکت
- روزنامه رسمی ثبت شرکت، تغییرات، موضوع فعالیت، اعضای هیأت‌مدیره
- اساسنامه، شرکت‌نامه، اظهارنامه، صورتجلسه مجامع/هیأت‌مدیره
- گواهی ثبت نام اقتصادی (VAT)، گواهی ارزش افزوده، کد اقتصادی
- جواز تأسیس، پروانه بهره‌برداری، کارت بازرگانی، گواهی امضای مدیرعامل
اسناد مالی/تجاری
- فاکتور فروش (Invoice)، پروفرما، پیش‌فاکتور، لیست قیمت
- قراردادها، MOU/LOI، صورت‌جلسات مذاکرات
- گواهی مفاصاحساب مالیات/بیمه، گواهی رتبه‌بندی/صلاحیت
- گواهی مبدأ، اسناد حمل (B/L)، بیمه‌نامه، Packing List
مدارک همراه برای صحت‌سنجی
برای برخی اسناد، ارائه اصل سند یا کپی برابر اصل و همچنین مدارک هویتی مدیرعامل لازم است. عنوان دقیق شرکت به فارسی و انگلیسی، شناسه ملی، شماره ثبت و آدرس ثبتی کمک می‌کند تا تطابق اسامی در ترجمه رعایت شود.
مراحل ترجمه رسمی برای شرکت‌ها
- مشاوره و پایش اسناد: بررسی نوع سند، کشور مقصد، نیاز به تأییدات تکمیلی، زمانبندی.
- دریافت و ثبت مدارک: تحویل اصل/برابر اصل، لیست اسناد، معرفی نماینده شرکت (در صورت نیاز).
- استانداردسازی نامها: تثبیت Transcription اسامی اشخاص/شرکت، معادل‌سازی عناوین سمت‌ها و مهرها.
- ترجمه توسط مترجم رسمی: اعمال قواعد نگارشی حقوقی، درج عین اطلاعات بدون حذف/اضافه.
- بازخوانی تخصصی: کنترل مبالغ، شماره‌ها، تاریخ‌ها، تطابق ضمائم و پیوستها.
- مهر و امضا: چاپ، صحافی، مهر برجسته/جوهرین مترجم رسمی و امضای نهایی.
- تأییدات (درصورت نیاز): ارجاع به دادگستری و وزارت امور خارجه طبق مقصد.
- تحویل و آرشیو: تحویل نسخه‌ها، فایل اسکنشده و نگهداری سوابق برای تمدید/تکثیر.
| مرحله | میانگین زمان | نکات |
|---|---|---|
| ارزیابی و قیمت‌دهی | ۱ روز کاری | ارسال لیست اسناد + مقصد/ددلاین |
| ترجمه و بازخوانی | ۱–۳ روز (بسته به حجم) | قراردادهای طولانی زمان بیشتری می‌خواهند |
| دادگستری و وزارت خارجه | ۱–۲ روز کاری | در صورت الزام مقصد |
برای پروژه‌های فوری امکان زمانبندی فشرده با هماهنگی قبلی وجود دارد.
زمان آماده‌سازی و هزینه تقریبی
هزینه ترجمه رسمی بر اساس تعرفه مصوب اقلام، تعداد صفحات، زبان مقصد و نیاز به تأییدات محاسبه میشود. برای برآورد دقیق، تصاویر واضح/فایل PDF اسناد را ارسال کنید تا پیشنهاد قیمت شفاف دریافت کنید.
عوامل مؤثر بر هزینه
- نوع سند: ثبتی، مالی، قراردادی، بازرگانی
- حجم و پیچیدگی: تعداد صفحات، جداول مالی، ضمائم
- زبان مقصد: انگلیسی رایج‌تر، زبان‌های دیگر متفاوت
- تأییدات: نیاز به دادگستری/وزارت امور خارجه
- فوریت: تحویل سریع با برنامه‌ریزی ویژه
تأییدات دادگستری و وزارت امور خارجه
بسیاری از مراجع خارج از کشور علاوه بر ترجمه رسمی، تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه را می‌خواهند. ترتیب معمول: ترجمه رسمی ← تأیید دادگستری ← تأیید وزارت امور خارجه.
نکات مهم
- اصل سند باید معتبر و قابل استعلام باشد (روزنامه رسمی، گواهی‌های معتبر).
- هرگونه الحاق/خط‌خوردگی ممکن است باعث تعویق تأییدات شود.
- بعضی کشورها Apostille می‌خواهند؛ ایران عضو کنوانسیون نیست، اما راهکارهای جایگزین وجود دارد—از ما بپرسید.
نکات ویژه صادرات/واردات و قراردادهای بینالمللی
اسناد بازرگانی
- Invoice / Proforma: تطابق واحد پول، Incoterms، شرایط تحویل
- Packing List: وزن خالص/ناخالص، تعداد بسته‌ها، HS Code
- گواهی مبدأ و بیمه‌نامه: نام دقیق صادرکننده/واردکننده
- اسناد حمل (B/L, AWB): شماره‌ها و تاریخ‌ها دقیق باشند
قراردادها و مکاتبات
- MOU/LOI: اصطلاحات حقوقی با معادل دقیق
- Contract: تعهدات، ضمانت‌اجرا، حل اختلاف، قانون حاکم
- ضمائم: پیوست‌های فنی، قیمت‌نامه‌ها، زمانبندی تحویل
- مکاتبات رسمی: روی سربرگ، با مهر/امضای مجاز
اشتباهات رایج که باید اجتناب شوند
- تفاوت نام شرکت بین اسناد مختلف (ترجمه یکسان‌سازی شود)
- ارقام و حروف مبلغ همخوان نباشند
- تاریخ‌ها شمسی/میلادی ناسازگار یا مبهم باشند
- عنوان سمت امضاکننده با روزنامه رسمی تطابق نداشته باشد
چک‌لیست تحویل مدارک به دارالترجمه
- نسخه خوانا: اصل یا کپی برابر اصل از اسناد ثبتی و مالی
- لیست اسناد: نام هر سند + تعداد صفحات + زبان مقصد
- نام‌های ثابت: شیوه نگارش انگلیسی شرکت/اشخاص (در صورت وجود سابقه)
- نماینده شرکت: معرفی کتبی در صورت تحویل توسط نماینده
- ددلاین: تاریخ تحویل مدنظر برای هماهنگی زمانبندی
- نیاز به تأییدات: دادگستری/وزارت خارجه یا سفارت مقصد
برای مشاهده دیگر خدمات ما، صفحه خدمات ترجمه رسمی را ببینید. برای پرسش‌های سریع، تماس با ما در دسترس است.
سوالات متداول
- ۱) آیا ترجمه انگلیسی کافی است یا کشور مقصد زبان دیگری میخواهد؟
- برای بسیاری از مراجع بینالمللی، انگلیسی پذیرفته میشود؛ اما برخی کشورها ترجمه به زبان رسمی خود را ترجیح میدهند. قبل از اقدام مقصد را مشخص کنید تا راهکار بهینه پیشنهاد شود.
- ۲) برای قراردادهای طولانی چه باید کرد؟
- نسخه PDF قابل جستوجو ارسال کنید و پیوستها را مرتب شمارهگذاری کنید. زمان تحویل و هزینه بر اساس تعداد کلمات/صفحات و پیچیدگی تعیین میشود.
- ۳) آیا امکان تحویل فوری وجود دارد؟
- بله، با هماهنگی قبلی و با توجه به حجم، برنامه فشرده ارائه میشود. تأییدات دادگستری/وزارت خارجه نیز در چارچوب زمانبندی قابل پیگیری است.
- ۴) تفاوت ترجمه رسمی و غیررسمی چیست؟
- ترجمه رسمی با مهر و امضای مترجم رسمی و قابلیت تأیید مراجع همراه است. ترجمه غیررسمی برای استفاده داخلی یا اطلاعرسانی مناسب است اما اعتبار حقوقی ندارد.
- ۵) آیا میتوان اسکن ترجمه رسمی را برای ارسال به ایمیل دریافت کرد؟
- بله، نسخه اسکنشده برای مکاتبات دیجیتال ارسال میشود؛ با این حال بسیاری از مراجع نسخه کاغذی مهرشده را نیز مطالبه میکنند.
- ۶) اسناد ثبتی قدیمی قابل ترجمهاند؟
- بله، اما بهتر است آخرین روزنامه رسمی تغییرات و وضعیت فعلی شرکت نیز ضمیمه شود تا تطابق اطلاعات روشن باشد.
- ۷) اگر نام شرکت در چند سند متفاوت نوشته شده باشد چه میشود؟
- پیش از ترجمه، استانداردسازی نامها انجام میشود. بهتر است یک نامه رسمی شرکت برای تثبیت نگارش انگلیسی ارائه دهید.
- ۸) آیا ترجمه فاکتور و پروفرما نیاز به مهر شرکت دارد؟
- برای اعتبارسنجی بهتر است اسناد مالی روی سربرگ رسمی با مهر و امضای مجاز باشند. برخی مراجع بدون مهر شرکت مدارک را نمیپذیرند.
- ۹) آیا همه اسناد نیاز به تأیید دادگستری/وزارت خارجه دارند؟
- خیر؛ بسته به کشور مقصد و مرجع گیرنده. ما هنگام مشاوره نیاز یا عدم نیاز را اعلام میکنیم.
- ۱۰) ترجمهها چه مدت اعتبار دارند؟
- به طور معمول تاریخ انقضای ثابت ندارند، اما بعضی مراجع اسناد «بهروز» را ترجیح میدهند (مثلاً گواهیها و مفاصاحسابهای جدید).
سفارش ترجمه رسمی اسناد شرکتی
برای برآورد دقیق هزینه و زمان، فهرست اسناد و مقصد را ارسال کنید. تیم رسمی۶۹۵ بعد از بررسی، پیشنهاد قیمت شفاف و زمانبندی ارائه می‌دهد.
از اینجا می‌توانید سایر خدمات ما را ببینید: مشاهده خدمات ترجمه رسمی یا برای هماهنگی فوری تماس با ما
امکان دریافت و تحویل حضوری و همچنین ارسال پستی/پیک در تهران فراهم است.