۱. مدارک تحصیلی مورد نیاز

• دیپلم و ریزنمرات دبیرستان: برای پذیرش در مقطع کارشناسی، اصل دیپلم و ریزنمرات دوره متوسطه اهمیت زیادی دارد و باید به‌طور کامل ارائه شود.
• مدرک کارشناسی و ریزنمرات: متقاضیان ورود به مقطع کارشناسی ارشد باید مدرک کارشناسی به همراه ریزنمرات آن را ارائه کنند. این مدارک باید نشان‌دهنده سوابق تحصیلی و پیشرفت علمی باشند.
• مدرک کارشناسی ارشد و ریزنمرات: داوطلبان دوره دکتری موظف به ارائه مدرک کارشناسی ارشد و ریزنمرات دقیق آن هستند که نشان‌دهنده توان علمی و تخصصی در حوزه مورد نظر است.
• مدارک تکمیلی: برخی دانشگاه‌ها مدارک دیگری مانند گواهی‌نامه‌های تخصصی، مقالات علمی منتشر شده، پروژه‌ها یا دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت را نیز درخواست می‌کنند. این مدارک به تقویت پرونده شما کمک می‌کند.

• حتما اصل مدارک تحصیلی را همراه داشته باشید و اگر لازم است، نسخه‌های برابر اصل شده نیز تهیه کنید.
• برخی دانشگاه‌ها ممکن است از شما بخواهند مدارک تحصیلی‌تان توسط سازمان‌های مربوط در ایران، مانند وزارت آموزش و پرورش یا وزارت علوم، تأیید شود. پیش از ارسال مدارک این موضوع را بررسی کنید.
• ریز نمرات باید کامل و دقیق باشد و تمامی درس‌ها به همراه نمرات و معدل کل درج شده باشد.

۲. ترجمه مدارک تحصیلی و نکات مهم

• ترجمه رسمی و معتبر: استفاده از دارالترجمه‌های رسمی مورد تأیید قوه قضاییه بسیار حیاتی است. ترجمه‌های غیررسمی یا ناقص قابل قبول نیستند.
• دقت در ترجمه: تمامی اطلاعات شامل نام دانشگاه، عناوین دروس، کد درس‌ها، نمرات، و سایر جزئیات باید دقیق و بدون اشتباه منتقل شوند. اشتباه در ترجمه می‌تواند باعث رد پرونده شود.
• تأیید ترجمه‌ها: برخی دانشگاه‌ها علاوه بر ترجمه رسمی، نیازمند تأیید وزارت امور خارجه و وزارت علوم یا سازمان‌های ذی‌ربط هستند. حتما پیش از ارسال، این موضوع را بررسی و انجام دهید.
• بررسی قوانین دانشگاه: شرایط ترجمه و فرمت مورد قبول دانشگاه‌ها متفاوت است؛ حتما راهنمای دانشگاه مقصد را مطالعه و مطابق آن اقدام کنید.
• ترجمه تمام صفحات: اگر مدارک شما چند صفحه دارد (مثلاً پشت و روی ریزنمرات) همه صفحات را ترجمه و تأیید کنید، زیرا ممکن است دانشگاه بخواهد همه جزئیات را بررسی کند.

۳. مدارک زبان

• مدرک IELTS با نمره حداقل مورد نیاز دانشگاه.
• مدرک TOEFL با حداقل نمره اعلام شده.
• در برخی موارد مدرک Duolingo English Test یا آزمون‌های معادل دیگر نیز پذیرفته می‌شود.

• بررسی کنید اعتبار مدرک زبان عموماً ۲ سال است، پس حتما مدرک تازه و معتبر داشته باشید.
• نمره حداقلی مورد نیاز دانشگاه‌ها متفاوت است؛ پس قبل از اقدام، نمره مدنظر را یادداشت کنید.
• اگر مدرک زبان ندارید، برخی دانشگاه‌ها دوره‌های زبان پیش‌نیاز دارند که باید در آن‌ها شرکت کنید.
• برنامه‌ریزی برای آزمون زبان را حداقل ۶ ماه پیش از موعد ثبت‌نام انجام دهید.

۴. مدارک دیگر (توصیه‌نامه، انگیزه‌نامه، رزومه و...)

• توصیه‌نامه‌ها: حداقل دو یا سه توصیه‌نامه از اساتید یا کارفرمایان قبلی که شما را به خوبی می‌شناسند و می‌توانند درباره توانمندی‌های شما شهادت دهند، مورد نیاز است.
• انگیزه‌نامه (SOP): متن توضیحی که در آن دلایل انتخاب رشته، دانشگاه، اهداف علمی و آینده شغلی خود را به صورت واضح و تاثیرگذار بیان می‌کنید.
• رزومه تحصیلی و کاری: شرح سوابق تحصیلی، پروژه‌ها، مقالات، دوره‌های تخصصی و تجربیات کاری مرتبط.
• نمونه کارها یا پروژه‌ها: در صورت وجود، ارائه نمونه‌های پروژه‌های علمی یا کاری می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد.

۵. مراحل اداری و ارسال مدارک

• ثبت‌نام آنلاین: اکثر دانشگاه‌ها فرم‌های پذیرش و بارگذاری مدارک را به صورت آنلاین دارند. فرم‌ها را با دقت تکمیل کنید.
• ارسال مدارک: ارسال نسخه‌های ترجمه شده و تایید شده به همراه مدارک اصلی به دانشگاه (معمولاً به صورت فایل PDF) یا از طریق پست بسته به شرایط دانشگاه.
• پرداخت هزینه‌ها: پرداخت هزینه بررسی پرونده (Application Fee) و هزینه‌های دیگر در موعد مقرر.
• پیگیری وضعیت پرونده: پس از ارسال مدارک، مرتباً وضعیت درخواست خود را از طریق پورتال دانشگاه پیگیری کنید و اگر نیاز به ارسال مدارک یا اطلاعات بیشتر بود، سریع اقدام نمایید.

نکات خاص و کاربردی

• پیش از اقدام، با دفتر بین‌الملل دانشگاه مقصد یا مشاوران معتبر در تماس باشید تا از آخرین تغییرات و مدارک مورد نیاز مطلع شوید.
• مدارک خود را از نظر زمان اعتبار و تأییدات قانونی همواره بررسی کنید تا مشکلی در پذیرش پیش نیاید.
• همیشه نسخه‌های دیجیتال و اسکن شده مدارک را نگهداری کنید تا در صورت نیاز سریع ارسال نمایید.
• زمان‌بندی دقیق برای انجام آزمون‌های زبان، ترجمه و ارسال مدارک داشته باشید تا فرصت‌ها را از دست ندهید.
• اگر مدارک تحصیلی شما غیرمعمول یا ترکیبی است، حتماً با دانشگاه مشورت کنید و مدارک اضافی که ممکن است لازم باشد را فراهم کنید.